協(xié)鑫采購走進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”新時代
編者按：2015年是協(xié)鑫集團(tuán)信息化年。集團(tuán)通過加快信息化建設(shè)，不斷提升信息化管理水平，加強(qiáng)各信息系統(tǒng)之間的耦合，從而為協(xié)鑫集團(tuán)實(shí)現(xiàn)第三次戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型提供強(qiáng)大的驅(qū)動力。協(xié)鑫EPS采購系統(tǒng)建設(shè)案例作為協(xié)鑫集團(tuán)信息化建設(shè)的一個縮影，供讀者管中窺豹。
2015年5月， 建設(shè)期達(dá)一年半之久的協(xié)鑫集團(tuán)電子采購系統(tǒng)（以下簡稱EPS系統(tǒng)）建設(shè)項(xiàng)目（一期）即將迎來試運(yùn)行驗(yàn)收。在項(xiàng)目的建設(shè)過程中，集團(tuán)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組、集團(tuán)供應(yīng)鏈采購、法務(wù)、信息、內(nèi)控等條線、各試點(diǎn)單位、協(xié)鑫的供應(yīng)商伙伴，均給予了大力的支持和配合，最終建成了合法合規(guī)、公平公正、安全高效、易于使用的協(xié)鑫集團(tuán)電子采購系統(tǒng)。
協(xié)鑫EPS系統(tǒng)定位
協(xié)鑫的EPS系統(tǒng)是一個電子采購平臺，它包括采購業(yè)務(wù)模塊、供應(yīng)商管理模塊、評標(biāo)專家管理模塊、合同管理模塊、采購計(jì)劃管理模塊、統(tǒng)計(jì)分析模塊等功能單元，建成后將成為協(xié)鑫的供應(yīng)商管理、采購業(yè)務(wù)、合同管理和履約監(jiān)控的業(yè)務(wù)操作平臺、流程審批平臺和數(shù)據(jù)信息中心。它可以實(shí)現(xiàn)一項(xiàng)采購任務(wù)在協(xié)鑫諸多業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的閉式循環(huán)，實(shí)現(xiàn)在EPS系統(tǒng)創(chuàng)建采購任務(wù)、編輯上傳采購文件、合同文本和評標(biāo)細(xì)則、邀請供應(yīng)商（包括隨機(jī)抽取和人工邀請兩種方式，視不同的采購標(biāo)的和采購方式來定）、采購申請審批、供應(yīng)商下載標(biāo)書、財(cái)務(wù)人員確認(rèn)標(biāo)書費(fèi)和投標(biāo)保證金收訖、澄清答疑、供應(yīng)商上傳投標(biāo)文件和報價單、邀請?jiān)u標(biāo)專家和組建評標(biāo)委員會、開標(biāo)、評委簽到、供應(yīng)商標(biāo)書解密、清標(biāo)、評委閱標(biāo)評標(biāo)、多輪價格談判、監(jiān)督人確認(rèn)評標(biāo)過程打分以及給評委評價打分、提交預(yù)中標(biāo)請示、定標(biāo)、生成合同以及合同審批、電子資料歸檔以及中標(biāo)價格和中標(biāo)單位數(shù)據(jù)再次回到ERP/PM/EAM等系統(tǒng)，可以最大限度地防止人為差錯和暗箱操作，所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可查詢可追溯。
EPS系統(tǒng)投運(yùn)后，將可以提高協(xié)鑫采購部門和供應(yīng)商的工作效率和業(yè)務(wù)透明度，降低采購成本和采購費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)信息共享，同時也便于內(nèi)控審計(jì)部門對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行事后的審計(jì)以及統(tǒng)計(jì)分析。集團(tuán)EPS系統(tǒng)是國內(nèi)（也可能全球）第一個實(shí)現(xiàn)企業(yè)工業(yè)品采購業(yè)務(wù)(B to B)全過程在線操作、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間實(shí)現(xiàn)傳遞推送的電子采購系統(tǒng)，第一個實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商和評標(biāo)專家隨機(jī)抽取的系統(tǒng)，第一個適應(yīng)多個行業(yè)采購、滿足生成多種合同情形（包括標(biāo)準(zhǔn)合同和各類框架協(xié)議）的電子采購系統(tǒng)。
協(xié)鑫EPS建設(shè)五大保障
鑒于EPS系統(tǒng)需要適應(yīng)多種采購場景、滿足多角色（包括供應(yīng)商）使用，因此，為實(shí)現(xiàn)EPS系統(tǒng)的上述功能，滿足業(yè)務(wù)操作和采購管控的需要，最大限度地降低EPS項(xiàng)目的建設(shè)風(fēng)險，提高項(xiàng)目建設(shè)的成功率，項(xiàng)目組經(jīng)反復(fù)討論論證， 最終形成了以下建設(shè)思路：
組織體系保障：成立集團(tuán)EPS信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，從總體上為項(xiàng)目建設(shè)提供方向指導(dǎo)和資源保障；吸納和采購業(yè)務(wù)相關(guān)的供應(yīng)鏈、法務(wù)、信息和內(nèi)控等職能參加，組建跨部門工作小組，開展項(xiàng)目建設(shè)工作。
制度保障：按照各職能的業(yè)務(wù)分工和信息化項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)，確定了項(xiàng)目建設(shè)的議事規(guī)則，實(shí)行歸口管理、合理分工、緊密協(xié)作、充分調(diào)研、民主討論、及時決策，有效地確保了項(xiàng)目建設(shè)的平穩(wěn)有序進(jìn)行。項(xiàng)目組下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)集團(tuán)EPS項(xiàng)目建設(shè)管理的通知》，推動基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的優(yōu)化工作；下發(fā)《關(guān)于集團(tuán)電子采購系統(tǒng)（EPS）使用規(guī)則（試行版）》通知，對相關(guān)規(guī)則的可操作性和應(yīng)用程度進(jìn)行摸底，為后期大規(guī)模應(yīng)用推廣奠定管理基礎(chǔ)。
系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)保障：鑒于采購業(yè)務(wù)是與供應(yīng)商發(fā)生的業(yè)務(wù)交互往來、以供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)作為業(yè)務(wù)往來的載體，因此，在供應(yīng)商邀請、專家邀請、評標(biāo)細(xì)則、采購文件模板、合同文本、供應(yīng)商管理（包括入圍和履約評價）等業(yè)務(wù)點(diǎn)，均是以首先選擇供應(yīng)商的主營產(chǎn)品作為出發(fā)點(diǎn)的，與之相對應(yīng)，EPS的標(biāo)的分類體系實(shí)際上也是以供應(yīng)商主營產(chǎn)品分類體系作為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。此外，系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案自始至終都貫穿了內(nèi)部控制的思想，即業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是一次輸入、閉合傳遞，一人錄入，他人復(fù)核等。為了增加EPS系統(tǒng)對采購部門和供應(yīng)商的吸引力，更好地服務(wù)采購業(yè)務(wù)，項(xiàng)目組盡量本著界面友好、簡單實(shí)用的原則確定EPS系統(tǒng)的各功能模塊設(shè)計(jì)方案。
需求調(diào)研和需求管理保障：EPS系統(tǒng)既要滿足物資部、經(jīng)營計(jì)劃部以及各類管理咨詢服務(wù)和專用物資采購的職能部門等業(yè)務(wù)操作部門的需求，也要滿足包括招標(biāo)辦、內(nèi)控審計(jì)部門、監(jiān)察部和各級管理層在內(nèi)的管理需求；既要滿足合同需求，也要滿足框架協(xié)議以及后期如何執(zhí)行的需求； 既要滿足簽約人與采購人一致的情形，也要滿足簽約人與采購人不一致的情形。既要滿足國內(nèi)項(xiàng)目的操作需求，也要滿足海外項(xiàng)目部的操作需求。因此，在項(xiàng)目建設(shè)期，項(xiàng)目組不僅深入試點(diǎn)單位開展需求調(diào)研，同時也到各板塊和各片區(qū)進(jìn)行路演，演示系統(tǒng)，廣泛征求意見。對于各方提出的需求和改善性建議，項(xiàng)目組組織專業(yè)人員對試點(diǎn)單位反饋的各類問題和改善性需求進(jìn)行鑒別，優(yōu)先保證實(shí)現(xiàn)共性需求。在此前提下，兼顧個性需求。對于個別明顯不符合采購操作規(guī)程的需求，項(xiàng)目組及時給予說明，并反饋業(yè)務(wù)管理
部門要求進(jìn)行業(yè)務(wù)整改。對于要求深度比較高的需求，安排在后期進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。
隊(duì)伍培訓(xùn)保障：為了確保EPS系統(tǒng)今后能順利使用推廣，在建設(shè)期，我們就建立了集團(tuán)范圍的系統(tǒng)管理員隊(duì)伍，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的各類審批流程配置、權(quán)限設(shè)置工作；建立了集團(tuán)范圍的培訓(xùn)顧問隊(duì)伍，負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)部門和供應(yīng)商的操作培訓(xùn)工作。通過開辦培訓(xùn)班、深入一線現(xiàn)場指導(dǎo)等方式，確保試點(diǎn)單位業(yè)務(wù)操作的順利進(jìn)行。
現(xiàn)階段，項(xiàng)目組集中精力對試運(yùn)行過程中遇到的問題以及各試點(diǎn)單位提出的改善性需求和實(shí)施單位商討解決方案，對系統(tǒng)功能加以完善。EPS 項(xiàng)目組一直在鄭州駐場，和實(shí)施單位集中辦公，對系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)證，保證系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量和完工進(jìn)度。我們的目標(biāo)是，今年五月份通過試運(yùn)行驗(yàn)收，今年年底前，輔導(dǎo)所有企業(yè)上線采購。
EPS系統(tǒng)推廣
如果說，EPS的建設(shè)期是個修路的過程，那么進(jìn)入應(yīng)用推廣期以后，實(shí)際上就是指路的過程。 鑒于采購場景和各類合同情形的復(fù)雜性，為了確保EPS系統(tǒng)得到有效的推廣應(yīng)用，協(xié)鑫已經(jīng)在全集團(tuán)范圍內(nèi)建立了系統(tǒng)管理員和培訓(xùn)顧問隊(duì)伍，為業(yè)務(wù)部門和供應(yīng)商伙伴答疑解惑，就操作過程中的各類問題及時給出解決方案。
EPS一期試運(yùn)行驗(yàn)收通過后，協(xié)鑫將啟動EPS二期建設(shè)。二期就是供應(yīng)商協(xié)同部分，就是將合同簽訂后的供應(yīng)商發(fā)貨、我方開票的事項(xiàng)在EPS系統(tǒng)進(jìn)行展示，同時讀取ERP系統(tǒng)的收發(fā)存數(shù)據(jù)信息，從而獲得供應(yīng)商的發(fā)貨、我方的驗(yàn)貨和收貨入庫數(shù)據(jù)的完整數(shù)據(jù)，從而使得我們和供應(yīng)商雙方及時了解所發(fā)貨物收發(fā)存退和庫存情況，提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和反應(yīng)速度，降低交易成本，提升協(xié)鑫供應(yīng)鏈在市場的競爭力。此外，EPS系統(tǒng)計(jì)劃開通英文版，以滿足集團(tuán)海外項(xiàng)目拓展和國外供應(yīng)商上網(wǎng)操作的需要。
EPS系統(tǒng)的建成投運(yùn)，將是協(xié)鑫供應(yīng)鏈采購業(yè)務(wù)的一次革命性提升，有效滿足現(xiàn)代化企業(yè)的管控要求，相關(guān)管理人員可以依托EPS系統(tǒng)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，為進(jìn)一步提升采購管理水平和管理效率以及降本增效打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。新建成的EPS系統(tǒng)將充分地發(fā)揮作用，為交易各方帶來極大的價值提升。
協(xié)鑫采購的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代即將到來，我們希望通過共同維護(hù)公平公正的交易環(huán)境，與所有供應(yīng)商合作伙伴在“互聯(lián)網(wǎng)+”的浪潮中共贏！
