協(xié)鑫采購走進“互聯(lián)網+”新時代
編者按：2015年是協(xié)鑫集團信息化年。集團通過加快信息化建設，不斷提升信息化管理水平，加強各信息系統(tǒng)之間的耦合，從而為協(xié)鑫集團實現(xiàn)第三次戰(zhàn)略轉型提供強大的驅動力。協(xié)鑫EPS采購系統(tǒng)建設案例作為協(xié)鑫集團信息化建設的一個縮影，供讀者管中窺豹。
2015年5月， 建設期達一年半之久的協(xié)鑫集團電子采購系統(tǒng)（以下簡稱EPS系統(tǒng)）建設項目（一期）即將迎來試運行驗收。在項目的建設過程中，集團信息化領導小組、集團供應鏈采購、法務、信息、內控等條線、各試點單位、協(xié)鑫的供應商伙伴，均給予了大力的支持和配合，最終建成了合法合規(guī)、公平公正、安全高效、易于使用的協(xié)鑫集團電子采購系統(tǒng)。
協(xié)鑫EPS系統(tǒng)定位
協(xié)鑫的EPS系統(tǒng)是一個電子采購平臺，它包括采購業(yè)務模塊、供應商管理模塊、評標專家管理模塊、合同管理模塊、采購計劃管理模塊、統(tǒng)計分析模塊等功能單元，建成后將成為協(xié)鑫的供應商管理、采購業(yè)務、合同管理和履約監(jiān)控的業(yè)務操作平臺、流程審批平臺和數(shù)據信息中心。它可以實現(xiàn)一項采購任務在協(xié)鑫諸多業(yè)務系統(tǒng)之間的閉式循環(huán)，實現(xiàn)在EPS系統(tǒng)創(chuàng)建采購任務、編輯上傳采購文件、合同文本和評標細則、邀請供應商（包括隨機抽取和人工邀請兩種方式，視不同的采購標的和采購方式來定）、采購申請審批、供應商下載標書、財務人員確認標書費和投標保證金收訖、澄清答疑、供應商上傳投標文件和報價單、邀請評標專家和組建評標委員會、開標、評委簽到、供應商標書解密、清標、評委閱標評標、多輪價格談判、監(jiān)督人確認評標過程打分以及給評委評價打分、提交預中標請示、定標、生成合同以及合同審批、電子資料歸檔以及中標價格和中標單位數(shù)據再次回到ERP/PM/EAM等系統(tǒng)，可以最大限度地防止人為差錯和暗箱操作，所有業(yè)務數(shù)據可查詢可追溯。
EPS系統(tǒng)投運后，將可以提高協(xié)鑫采購部門和供應商的工作效率和業(yè)務透明度，降低采購成本和采購費用，實現(xiàn)信息共享，同時也便于內控審計部門對采購業(yè)務進行事后的審計以及統(tǒng)計分析。集團EPS系統(tǒng)是國內（也可能全球）第一個實現(xiàn)企業(yè)工業(yè)品采購業(yè)務(B to B)全過程在線操作、業(yè)務數(shù)據在各業(yè)務系統(tǒng)間實現(xiàn)傳遞推送的電子采購系統(tǒng)，第一個實現(xiàn)供應商和評標專家隨機抽取的系統(tǒng)，第一個適應多個行業(yè)采購、滿足生成多種合同情形（包括標準合同和各類框架協(xié)議）的電子采購系統(tǒng)。
協(xié)鑫EPS建設五大保障
鑒于EPS系統(tǒng)需要適應多種采購場景、滿足多角色（包括供應商）使用，因此，為實現(xiàn)EPS系統(tǒng)的上述功能，滿足業(yè)務操作和采購管控的需要，最大限度地降低EPS項目的建設風險，提高項目建設的成功率，項目組經反復討論論證， 最終形成了以下建設思路：
組織體系保障：成立集團EPS信息化建設領導小組，從總體上為項目建設提供方向指導和資源保障；吸納和采購業(yè)務相關的供應鏈、法務、信息和內控等職能參加，組建跨部門工作小組，開展項目建設工作。
制度保障：按照各職能的業(yè)務分工和信息化項目建設的特點，確定了項目建設的議事規(guī)則，實行歸口管理、合理分工、緊密協(xié)作、充分調研、民主討論、及時決策，有效地確保了項目建設的平穩(wěn)有序進行。項目組下發(fā)了《關于加強集團EPS項目建設管理的通知》，推動基礎業(yè)務數(shù)據的優(yōu)化工作；下發(fā)《關于集團電子采購系統(tǒng)（EPS）使用規(guī)則（試行版）》通知，對相關規(guī)則的可操作性和應用程度進行摸底，為后期大規(guī)模應用推廣奠定管理基礎。
系統(tǒng)架構設計保障：鑒于采購業(yè)務是與供應商發(fā)生的業(yè)務交互往來、以供應商提供的產品或服務作為業(yè)務往來的載體，因此，在供應商邀請、專家邀請、評標細則、采購文件模板、合同文本、供應商管理（包括入圍和履約評價）等業(yè)務點，均是以首先選擇供應商的主營產品作為出發(fā)點的，與之相對應，EPS的標的分類體系實際上也是以供應商主營產品分類體系作為基礎業(yè)務數(shù)據。此外，系統(tǒng)設計方案自始至終都貫穿了內部控制的思想，即業(yè)務數(shù)據是一次輸入、閉合傳遞，一人錄入，他人復核等。為了增加EPS系統(tǒng)對采購部門和供應商的吸引力，更好地服務采購業(yè)務，項目組盡量本著界面友好、簡單實用的原則確定EPS系統(tǒng)的各功能模塊設計方案。
需求調研和需求管理保障：EPS系統(tǒng)既要滿足物資部、經營計劃部以及各類管理咨詢服務和專用物資采購的職能部門等業(yè)務操作部門的需求，也要滿足包括招標辦、內控審計部門、監(jiān)察部和各級管理層在內的管理需求；既要滿足合同需求，也要滿足框架協(xié)議以及后期如何執(zhí)行的需求； 既要滿足簽約人與采購人一致的情形，也要滿足簽約人與采購人不一致的情形。既要滿足國內項目的操作需求，也要滿足海外項目部的操作需求。因此，在項目建設期，項目組不僅深入試點單位開展需求調研，同時也到各板塊和各片區(qū)進行路演，演示系統(tǒng)，廣泛征求意見。對于各方提出的需求和改善性建議，項目組組織專業(yè)人員對試點單位反饋的各類問題和改善性需求進行鑒別，優(yōu)先保證實現(xiàn)共性需求。在此前提下，兼顧個性需求。對于個別明顯不符合采購操作規(guī)程的需求，項目組及時給予說明，并反饋業(yè)務管理
部門要求進行業(yè)務整改。對于要求深度比較高的需求，安排在后期進行優(yōu)化設計。
隊伍培訓保障：為了確保EPS系統(tǒng)今后能順利使用推廣，在建設期，我們就建立了集團范圍的系統(tǒng)管理員隊伍，負責系統(tǒng)的各類審批流程配置、權限設置工作；建立了集團范圍的培訓顧問隊伍，負責對業(yè)務部門和供應商的操作培訓工作。通過開辦培訓班、深入一線現(xiàn)場指導等方式，確保試點單位業(yè)務操作的順利進行。
現(xiàn)階段，項目組集中精力對試運行過程中遇到的問題以及各試點單位提出的改善性需求和實施單位商討解決方案，對系統(tǒng)功能加以完善。EPS 項目組一直在鄭州駐場，和實施單位集中辦公，對系統(tǒng)進行驗證，保證系統(tǒng)建設質量和完工進度。我們的目標是，今年五月份通過試運行驗收，今年年底前，輔導所有企業(yè)上線采購。
EPS系統(tǒng)推廣
如果說，EPS的建設期是個修路的過程，那么進入應用推廣期以后，實際上就是指路的過程。 鑒于采購場景和各類合同情形的復雜性，為了確保EPS系統(tǒng)得到有效的推廣應用，協(xié)鑫已經在全集團范圍內建立了系統(tǒng)管理員和培訓顧問隊伍，為業(yè)務部門和供應商伙伴答疑解惑，就操作過程中的各類問題及時給出解決方案。
EPS一期試運行驗收通過后，協(xié)鑫將啟動EPS二期建設。二期就是供應商協(xié)同部分，就是將合同簽訂后的供應商發(fā)貨、我方開票的事項在EPS系統(tǒng)進行展示，同時讀取ERP系統(tǒng)的收發(fā)存數(shù)據信息，從而獲得供應商的發(fā)貨、我方的驗貨和收貨入庫數(shù)據的完整數(shù)據，從而使得我們和供應商雙方及時了解所發(fā)貨物收發(fā)存退和庫存情況，提高業(yè)務數(shù)據的準確性和反應速度，降低交易成本，提升協(xié)鑫供應鏈在市場的競爭力。此外，EPS系統(tǒng)計劃開通英文版，以滿足集團海外項目拓展和國外供應商上網操作的需要。
EPS系統(tǒng)的建成投運，將是協(xié)鑫供應鏈采購業(yè)務的一次革命性提升，有效滿足現(xiàn)代化企業(yè)的管控要求，相關管理人員可以依托EPS系統(tǒng)進行大數(shù)據分析，為進一步提升采購管理水平和管理效率以及降本增效打下堅實的基礎。新建成的EPS系統(tǒng)將充分地發(fā)揮作用，為交易各方帶來極大的價值提升。
協(xié)鑫采購的“互聯(lián)網+”時代即將到來，我們希望通過共同維護公平公正的交易環(huán)境，與所有供應商合作伙伴在“互聯(lián)網+”的浪潮中共贏！
